・テレワークが増え、文章力の大切さに気づいた
・自分で書いた文章がわかりやすく書けているのか不安
・文章力をあげたいけど、方法がわからない
そんな方にぜひ読んでほしいです。
この記事では、目上の人に対して失礼のない文章テクニックなど仕事で使える文章の書くコツを4つ紹介します。
たったこの記事を読むだけで、あなたの文章力が高まったと自分自身でも思えると思いますよ！
結論を最初に書く！相手は結論を待っています。
挨拶も大事ですが、挨拶のあとに何がいいたいのか、何が聞きたいのか結論を書きましょう。
こんにちは。と打つだけだと相手は【何？】と思ってしまいます。
文章の中であなたが1番伝えたい大事なことを先に書くようにしましょう。そうすることでその後の文章を、相手が読みやすなります。文章を終わりまで読んでもらえるような、惹きつける文章を最初に伝えるのがポイントです。
文章は短く簡潔に！接続を多用すると読みにくくなってしまいます。
～で、～ですがを連発すると読みにくくなってしまします。言いたいことが多い場合は1文に区切って、箇条書きにしましょう。
例文をみてみましょう。わかりやすい文章はどちらでしょうか。
(例1)
朝起きてまずは、歯を磨きます。その次は朝食を作って食べます。その後は着替えなどの身支度をして、出発します。
(例2)
朝起きてから出社するまでにやること
1.歯を磨く
2.朝食を作る＆食べる
3.身支度をする
4.出発する
(例2)の方が視覚的にみてもわかりやすいですね。手順の紹介や伝えたいことをまとめるときには箇条書きで書きましょう。
丁寧語や尊敬語の連発はやめましょう！
『ご』、『お』を連発すると変になってしまいます。連絡させていただきます→連絡いたします の方がシンプルです。
実際に話している言葉を、そのまま文章で書いてみると不自然な印象を与えてしまいます。
なので多様に使用するのは、控えましょう。1文のなかで多く敬語を使用してしまいそうな場合は、後に来る敬語を無くしてみましょう。少し文章に変えるだけで、丁寧かつわかりやすい文章になります。
気を使いすぎない！
上司や他人は気を使ってしまいますが、『お忙しいところ恐縮ですが』を何かあるたびに連発すると変です。同じ人には1日の最初の一回だけにしましょう。
「上司だから気を使いすぎた表現を使いたくなる」と思います、ぐっと堪えましょう。文章で連発してしまうと本当に伝えたい文章がより、わかりづらくなってしまいます。
伝えたいことは簡潔にするようにしましょう。ビジネスはスピード勝負な所もあるので、余計な飾り言葉は控えるようにしましょう。
【最後に／まとめ】
コツ1:文章をまず書くときは結論から書く。その後の文章が読みやすくなります。
コツ2:伝えたいことが多い場合は箇条書きにしましょう。視覚的に情報がはっきりしているので読み手側も読みやすいです。
コツ3:丁寧語、尊敬語を過剰に使わないように！過剰に使用するとわかりづらい文章になってしまいます。
コツ4:気を使いすぎないように。上司だから気を遣う表現の言葉を連発するのは控えましょう。本当に伝えたい内容を伝えるためにも文章はシンプルに書きましょう。
リモートワークが普及し、連絡はチャットツールの企業も多くなりました。また企画書や提案書など文章力のある人材が今後ますます企業は求めてくるでしょう。まずは自分の文章を繰り返す見直すところから始めていきましょう。
この記事とは少しずれていると思いますが、アウトプットを増やすのが大事という動画です。
